Klachtenregeling

Bij Face Clinics Almelo (Face Clinics) staat klanttevredenheid hoog in het vaandel. Ons streven is om alle tijd voor onze cliënten te nemen en een veilige omgeving te bieden. De behandelingen worden dan ook voortdurend met de hoogste zorg en kwaliteit uitgevoerd. Een tevreden en gelukkige cliënt geeft ons voldoening. We bespreken de te verwachten resultaten van de behandelingen eerlijk en realistisch met onze cliënten. Dit betekent ook dat we aangeven wanneer onze behandelingen wellicht niet toereikend genoeg zullen zijn.

Ondanks onze inzet en aandacht kan het helaas voorkomen dat je ontevreden bent over de begeleiding, de behandeling of andere vormen van dienstverlening waar je mee te maken kan krijgen tijdens het bezoek aan onze kliniek. Dat willen we dan ook graag van je horen. Jouw feedback is voor ons van groot belang. We kunnen leren van jouw feedback om onze dienstverlening jegens onze cliënten te blijven verbeteren. We nemen dan ook alle klachten zeer serieus en zullen ons best doen om samen tot een goede oplossing te komen.

Om een zorgvuldige en effectieve klachtenafhandeling te waarborgen kun je de onderstaande klachtenregeling in acht nemen. Deze klachtenregeling is op alle diensten van Face Clinics van toepassing en is op aanvraag beschikbaar.

Wat kun je doen om jouw ontevredenheid te uiten?

1. Persoonlijk in gesprek

Ondanks dat je er tegenop kunt zien om jouw ontevredenheid te bespreken, stellen we het op prijs om dit toch altijd te doen. Op deze manier kunnen we inzicht krijgen in de situatie en kunnen we een passende oplossing bieden. In veel gevallen kan een gesprek heel verhelderend zijn voor beide partijen. Je kunt jouw klacht mondeling melden aan onze kliniek. We gaan graag met je in gesprek en nemen zo spoedig mogelijk contact met je op om de klacht naar tevredenheid op te lossen. We vinden het belangrijk om jouw (behandel)ervaring zo positief mogelijk te maken. Je kunt er ook voor kiezen om (eerst) een afspraak te maken voor een nacontrole om jouw ontevredenheid over een behandeling rechtstreeks met de behandelend arts te bespreken. Een nacontrole is kosteloos en kan tussen de twee tot vier weken na de behandeling worden ingepland. De arts evalueert samen met jou hetgeen niet naar wens is verlopen en zoekt met jou naar een passende oplossing die voldoet aan jouw verwachtingen. We zullen jouw klacht ook registreren om onze dienstverlening te verbeteren.

2. Klachtenfunctionaris benaderen

Voldoet het gesprek niet aan jouw verwachtingen of kom je er samen niet uit met de behandelend arts of wil je liever geen rechtstreeks contact met de betrokken medewerker of arts, dan kun je contact opnemen met de klachtenfunctionaris van onze kliniek. De klachtenfunctionaris zal naar jouw klacht luisteren en zoeken naar een passende oplossing. Je kunt de klachtenfunctionaris telefonisch bereiken via het telefoonnummer 06-80227882 of via het e-mailadres info@faceclinicsalmelo.nl. Omschrijf jouw klacht zo exact mogelijk (welke behandeling, datum en tijdstip, de behandelend arts). Ons streven is om binnen tien werkdagen op jouw klacht te reageren. Je kunt erop aan dat we jouw klacht zeer serieus nemen en ons best zullen doen om tot een passende oplossing te komen.

3. Schriftelijke klacht indienen

Het kan zijn dat je om wat voor reden dan ook nog steeds niet volledig tevreden bent. We streven naar jouw volle tevredenheid. Je hebt de mogelijkheid om jouw klacht schriftelijk te melden per email naar info@faceclinicsalmelo.nl of per brief op het hierna vermelde postadres:

Face Clinics
T.a.v. de klachtenfunctionaris
Molenstraat 9
7607 AL Almelo

De klachtenfunctionaris zal een onderzoek instellen. Er zal bij de betrokken personen informatie worden verzameld. Op het moment dat een volledig beeld is gevormd, zul je bericht ontvangen over de uitkomst van dit onderzoek. Indien nodig kan het zijn dat de klachtenfunctionaris jou en de betrokken medewerkers waarover jij je ontevreden hebt uitgesproken uitnodigt voor een gesprek. De klachtencoördinator kan dan bemiddelen en zoeken naar een passende oplossing. Ons streven is om de klacht binnen twee weken naar tevredenheid af te handelen.

Voor een goede afhandeling van jouw klacht kan het noodzakelijk zijn om jouw medisch dossier te raadplegen. Hiervoor hebben we eerst jouw schriftelijke toestemming nodig. Jouw medische informatie wordt altijd met de hoogste zorg en vertrouwelijkheid behandeld. We vragen om in jouw brief of email de volgende gegevens van jou te vermelden:

  • volledige naam en geboortedatum;
  • adres en telefoonnummer;
  • Een datum van het gebeuren;
  • Een beschrijving van het gebeuren en van jouw klacht;
  • De behandeling die je hebt ondergaan waar je niet tevreden over bent;
  • De personen waar jouw klacht betrekking op heeft.

Ons doel is om jouw klacht zorgvuldig en respectvol af te handelen.

4. Onafhankelijke klachtenfunctionaris en klachteninstantie benaderen

Mocht jouw klacht niet naar tevredenheid worden opgelost met de klachtenfunctionaris, dan brengen we je graag in contact met onze onafhankelijke klachtenfunctionaris die ondersteuning en bemiddeling biedt. Conform de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg is onze kliniek aangesloten bij een klachtenregeling en een geschilleninstantie. Dit hebben we ondergebracht bij het door het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport erkende onafhankelijke klachtenregeling en geschilleninstantie van Stichting DOKh.

Onze klachtenprocedure is kosteloos. De klachtenregeling kun je raadplegen op de website van Stichting DOKh. We vinden een transparante en zorgvuldige afhandeling van klachten van groot belang. Stichting DOKh fungeert als een externe partij om dit te waarborgen. Je kunt daarom met vertrouwen gebruikmaken van deze mogelijkheid als je dat nodig vindt.

Als je ondanks bemiddeling niet tevreden bent, word je door de externe klachtenfunctionaris ondersteund bij de stap om jouw klachtenprocedure voort te zetten. Jouw klacht wordt dan een geschil. Het traject voor een geschil is niet kosteloos. Stichting DOKh draagt ook zorg voor de geschillenregeling. Een geschil wordt pas in behandeling genomen door de geschilleninstantie als de klachtenprocedure is doorlopen en je het schriftelijk (per email) indient.

Hierna zijn de contactgegevens van Stichting DOKh vermeld indien je contact wilt opnemen of meer informatie nodig hebt.

Stichting DOKh
Afdeling Klachten en Geschillen
Robijnstraat 6
1812 RB ALKMAAR

Telefoon: 072-520 83 25 (maandag – vrijdag van 9.00-15.00 uur)
E-mail: klachtenengeschillen@dokh.nl
Website: www.dokh.nl

We hopen dat het niet zover komt dat een officiële klachten- en geschillenprocedure noodzakelijk is. Een dergelijke procedure kost veel tijd en (negatieve) energie, terwijl een open en eerlijk gesprek in veel gevallen heel verhelderend kan zijn en erkenning kan geven. We willen er graag alles aan doen zodat het niet zover hoeft te komen!

Klachtenregeling Face Clinics, mei 2025